Ne vous êtes-vous jamais posé ces questions :

Ou se trouve mon dernier PV du Conseil d’administration ?
Comment partager de manière sécurisée des documents avec les partenaires sociaux ?
Comment partager des documents sensibles sans qu’ils soient copiés ou imprimés ?
Comment donner accès à certains documents, contrats, de manière individualisés et sécurisés, à mes clients ?
Comment puis-je avoir facilement accès à tous mes documents quel que soit l’endroit où je me trouve ?
Comment être certain que personne ne va supprimer de documents sur mon serveur ?

Les fonctionnalités des solutions :

Un tableau de bord d’accueil
Une base de connaissance (wiki) avec moteur de recherche
Une base de connaissance privée avec gestion des droits par contact ou par groupe
Un agenda
Une liste de contacts
Des pièces jointes sans limite de taille*
Une gestion d’arborescence souple & dynamique
A chaque publication d’un nouveau document le groupe ou l’utilisateur sont prévenu par un E-mail.
Imprimer, partager un article, une procédure, un compte rendu de réunion. Visualiser vos documents PDF, Word & Excel depuis la page.

Au travers d’une gestion de projet, nous vous proposons d’organiser de manière Efficiente et Sécurisée la Gestion de vos Documents avec une solution de partage de documents, que l’on appelle aussi Intranet ou Sharepoint. Grâce au sharecenter, les informations sont centralisées et leurs accès sécurisés. Le sharecenter sera à la fois, un outil de consultation pour les clients, fournisseurs & contacts, mais surtout aussi en interne. Le Sharecenter vous permettra d’avoir un accès sécurisé à tous vos documents, contrats, fiches techniques …., ou que vous soyez et à partir de n’importe quel outil informatique. (PC, Tablette, Smartphone)

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Partager des documents sécurisés c’est avant tout un projet ! qui se construit étape par étape

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Du ShareCenter au Sharepoint

Il existe de nombreuses réponses à la problématique de partage sécurisé de documents, le choix s’effectue avant tout en fonction des besoins et du budget. Mais ce ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte. Des éléments techniques pré-requis à l’installation à la disponibilité des ressources, de nombreux points sont à intégrer dans le projet. Un maître mot doit persister tout au long de ce programme.

‘Keep It Simple‘

Parmi les nombreuses plateformes collaboratives disponibles, Sharepoint s’impose peu à peu dans le monde de l’entreprise. Les éditeurs de logiciels n’hésitent d’ailleurs plus à mettre en avant leur compatibilité avec l’outil de Microsoft.

Sharepoint, qu’est ce que c’est ?

Sharepoint est un outil de travail collaboratif. Il est composé d’une série de logiciels disponibles sur un portail.

SharePoint aide les organisations à partager et à gérer la distribution d’information avec des collègues, des partenaires et des clients. Vous pouvez vous connecter à SharePoint Online au travers d’une interface WEB ou à l’aide de la passerelle de données sur les lieux pour gérer les documents et les éléments de la liste.
Sharepoint est principalement utilisé pour la gestion de contenus, la gestion électronique de documents, la messagerie et sa capacité à gérer des flux et des statistiques décisionnelles. En ce sens il devient une véritable plateforme de travail collaboratif accessible à tous les collaborateurs d’une entreprise.

Pour quels besoins ?

Le déploiement de Sharepoint sur le serveur d’entreprise doit s’intégrer dans un véritable projet de gestion des ressources de l’entreprise. Ainsi, afin de déterminer les besoins de l’entreprise, il peut s’avérer intéressant de questionner les différents points ci-dessous.

Structurer les ressources numériques

Utiliser un portail tel que Sharepoint permet de structurer les différentes ressources utilisées dans l’entreprise. En thématisant les différentes ressources ou en les classant par type, Sharepoint permet aussi de créer une arborescence. En structurant toutes les ressources de l’entreprise, la plateforme permet aux utilisateurs un accès plus facile aux différents documents.

Ajuster les permissions sur certains documents

En proposant une architecture par espace de travail, Sharepoint permet de gérer les accès de certaines ressources à un nombre limité d’utilisateurs. Ces espaces de travails peuvent correspondre, par exemple, à la même division de services qui existent au sein de l’entreprise. Ainsi, il est tout à fait possible de créer un espace de travail pour le service commercial, un autre pour le service marketing etc.

Aider à la prise de décision

C’est l’un des principaux attraits de Sharepoint, à partir de documents ou de logiciels extérieurs implémentés, il permet de synthétiser les documents et de générer des statistiques. Ces statistiques ont bien sûr pour but d’aider les décideurs à ajuster une politique commerciale et plus globalement de disposer d’indicateurs fiables lors de la prise de décision. On peut par exemple, en implémentant un logiciel CRM compatible, analyser le taux de transformation dans un fichier client ou effectuer des projections à partir des éléments existants.

Partager des informations avec des clients

Dans certains cas, Sharepoint permet aussi de partager certaines données avec les clients ou les prestataires de l’entreprise. En permettant à des clients d’accéder ou de déposer des ressources, Sharepoint augmente la productivité et permet d’accélérer certaines procédures, avec les prestataires par exemple (commandes, cahier des charges etc…)

Permettre à des collaborateurs de travailler à distance

C’est là aussi l’un des points fort de Sharepoint, à l’instar de ‘Google Docs’ , il permet aux utilisateurs de travailler à distance en ayant accès aux documents de l’entreprise et en ayant la possibilité de déposer et de compléter des documents. La plateforme devient vraiment intéressante, puisqu’elle permet à chaque utilisateur d’échanger et d’enrichir des documents à l’intérieur de l’entreprise.

Sharepoint peut alors permettre des gains de productivité et des économies de voyages, voir de réunions.

Diffuser une information à tous ses collaborateurs

Sharepoint est aussi un excellent moyen d’organisation à plus grande échelle, en créant des véritables passerelles entre les collaborateurs.

Intégration avec les applications tiers

Sharepoint s’intègre dans la suite office de Outlook à Word et Excel, c’est l’outil intégré par excellence Sharepoint s’intègre à votre ERP

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Exemple :

Structure du projet ShareCenter

1.1 Définition du projet

Projet
Le projet ShareCenter consiste en la mise à disposition de documents confidentiels (Excel, Word, PDF, etc…) dans une interface WEB consultable tant de l’intérieur de que de l’extérieur. L’accès se faisant via un login et un mot de passe.

Interface WEB du Share Center
Articles du Share Center
- Multilingues
- Publication
- Permission

Gestion des droits à l’information et gestion des utilisateurs

Par utilisateur on n’entend toute personne ayant accès en partie ou en totalité aux articles du Sharecenter. Ces utilisateurs sont gérés comme des contacts (Icône contact) dans MODULLO. Pour accéder au Share center, il faut au moins qu’ils disposent

D’un login et d’un ‘password’
Être membre d’au moins un groupe
Avoir accès à au moins une page
Accès à l’information

L’accès à l’information se fait donc avec une double gestion de droits soit par utilisateur et par groupe d’utilisateurs ou par page, par dossier et par article posté.Vu que la gestion des accès ne s’effectue que via une application locale (accessible aussi en VPN et en terminal serveur, soit via 3 login et mot de passe) il n’est pas possible de craquer l’accès sans une intervention en interne.

Portée des droits de consultation des articles postés dans le ShareCenter

L’accès à l’information étant sécurisé, une fois l’article affiché dans le ‘Browser internet’ par défaut ce sont les droits liés à l’utilisation de celui-ci qui prévale. Les points suivants seront implémentés.

Le clic droit désactivé,
Dans la mesure du possible (techniquement) le ‘print screen’ le sera aussi
Un time out (inactivité du pc) forcera un ‘logout’ de l’utilisateur
S’il échait (en discussion) un utilisateur disposant des droits pourrait imprimer et envoyer l’article par mail.

1.2 Scope du projet Sharecenter

Comme dans tous projet, il est fondamental de définir les limites du projets, de son utilisation, sa portée en terme d’utilisateurs… Si c’est pour se retrouver avec une copie de l’arborescence de votre disque dur, ce n’est as le bon outil. Le ‘scope’ se défini dans un atelier, il est certe, évolutif mais doit être déterminé.

1.3 Définition de la structure

C’est la partie la plus importante, même si le moteur de recherche est puissant et performant, l’expérience utilisateur doit être concluante. Une arborescence claire et proche de ce que l’utilisateur à l’habitude de manipuler au quotidien est une des clés du succès de ce projet.

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