Le change management est une idée que tout le monde comprend naturellement, mais devant laquelle on est parfois interloqué sur le ‘comment appréhender ‘le change management’. Prenons un exemple concret : L’implémentation d’un projet comme le partage sécurisé de documents implique souvent des changements au niveau de l’organisation de l’entreprise. (Jusqu’à parfois définir de nouvelles règles de bonne gouvernance), Il faut donc se préparer au changement et en définir la stratégie. Mais cela ne s’arrête pas là, le projet évolue souvent dans le temps et ce qui a été communiqué un jour devient parfois obsolète le lendemain. On se trouve devant une problématique de communication, mais avec un paramètre temporel,
- Quand faut-il communiquer ?
- À qui faut-il communiquer ?
- Et que faut-il communiquer ?
On réalise de suite que le ‘change management’ si l’on comprend aisément le concept, n’est pas une problématique simple loin s’en faut.
Mais partons de la base, qu’est-ce que le change management.
Définition du Change Management
Les entreprises doivent sans cesse évoluer, s’adapter aux évolutions des marchés, inventer de nouveaux produits, modifier leurs organisations, et cela en motivant les équipes au maximum. L’objectif quand on veut du changement, c’est d’améliorer l’efficacité d’une organisation et surtout de gérer au mieux l’adhésion à la nouveauté par les personnes concernées. Il y a quelques années, les services impactés étaient confrontés à la nouveauté à la fin du projet, quasiment le jour du lancement. Ce qui a eu l’heure à certains chefs projets d’être confronté à une résistance quasi militaire, mais souvent fondée par manque d’implication des acteurs majeurs (utilisateur) dans le projet.
Le Change management implique une notion importante. La notion de collaboration.
Un projet dans une société est un changement d’état d’équilibre avec en finale on l’espère et c’est l’objectif une amélioration d’une situation ou d’un processus. Mais ce changement a vite fait de se transformer en déséquilibre pour les utilisateurs, il comme dans les dominos, il n’en faut qu’un pour mettre tout le monde par terre. Il est donc important de créer une dynamique positive tout au long du projet avec une image forte et confiante dans la réussite du projet. Le change management est un projet dont les clients sont les hommes et les femmes qui composent l’entreprise. C’est un projet qualitatif qui demande de l’organisation, de la communication et dont l’objectif est de susciter l’enthousiasme et l’adhésion au changement. Un projet à caractère humain.
Wikipédia le définit comme :
« Un changement a pour objectif de modifier, créer ou supprimer un des composants de l’infrastructure du système d’information, donc un ou plusieurs éléments de configuration. Ce changement doit être réalisé dans le respect des méthodes, procédures et processus standardisés. Il est aussi nécessaire de planifier et approuver la faisabilité avant la mise en œuvre. Il est aussi prévu de réaliser le suivi des changements, ainsi que d’en informer les services impactés. »
Le changement doit être accompagné, organisé.
- Par l’organisation d’atelier de travail
Il existe de nombreux avantagent à organiser des ateliers :
- On créée une dynamique collective.
- Le participant devient acteur du projet et non plus simple spectateur.
- Les départements sont représentés et il y a donc un partage d’expériences et personne n’est oublié.
- Sans oublier que la créativité est décuplée à plusieurs
- Organiser et piloter le projet
Combien d’implémentations de logiciels ont dysfonctionné à cause d’un manque de préparation au changement.
- Il faut donc définir et expliquer les objectifs, quels changements vont se produire dans l’organisation
- Qui va être impacté, quels services, départements ?
- Les équipes sont-elles bien préparées au changement ?
- Évaluer le bénéfice pour l’entreprise et ses départements ?
- Définir un planning ?
- Communiquer en interne
- Personne ne doit être oublié
- Définir quels canaux de communication
- Créer des plateformes de discussion
- Communiquer beaucoup et bien permet de diminuer les résistances au changement.
- Choisir une méthode
- Définir une vision stratégique
- Créer un véritable Leadership
- Établir un planning en tenant compte des différents agendas
Ceci n’est qu’une approche résumée des implications du Changement. Il existe une littérature scientifique importante sur le sujet. John Kotter est une référence en la matière :